Quels documents demander à un candidat locataire ?

Le Plan Immobilier

Avant de louer son logement, le propriétaire étudie les différents dossiers pour trouver le locataire en lequel il a le plus confiance. Cela implique de demander des documents justifiant l'identité mais aussi la situation financière et professionnelle du potentiel occupant. Néanmoins, tous les documents ne peuvent pas être demandés au locataire par le propriétaire. Voici les documents qu'un propriétaire peut exiger.

Location : une liste limitée de documents exigibles

Depuis le décret 2015-1437 paru le 8 novembre 2015, le propriétaire d’un logement est soumis à une liste exhaustive des documents qu’il est en droit de demander à son futur locataire. Cela concerne la location nue comme la location meublée à usage de résidence principale du locataire mais aussi les locations avec le bail meublé étudiant ou le bail mobilité. Ainsi le bailleur doit choisir dans cette liste les justificatifs qu’il demandera pour constituer le dossier.

Cette liste est exhaustive et limitative. Cela signifie qu’il est simplement interdit de demander au locataire des documents qui n'y figurent pas. À ce titre, demander un justificatif qui ne figure pas sur la liste est passible d’une amende pouvant aller jusqu’à 3 000 € pour une personne physique et 15 000 € pour une personne morale. L'objectif de cette liste est de protéger les candidats locataires contre la discrimination ou des questions trop intrusives. 

Bon à savoir
Le garant du locataire

Le décret 2015-1437 du 8 novembre 2015 donne également la liste des documents que peut demander le propriétaire bailleur au garant d'un locataire.

Un justificatif d’identité

Pour connaître l'identité du ou des futurs locataires de son logement, le propriétaire peut demander un justificatif d’identité et un seul parmi les documents suivants :

• Une carte nationale d’identité française ou étrangère
• Un passeport français ou étranger
• Un permis de conduire français ou étranger
• Une carte de séjour temporaire, carte de résident, carte de ressortissant d’un État membre de l’Union européenne ou de l’Espace économique européen

Pour être valable, le document doit être en cours de validité et comporter la photographie et la signature du titulaire.

Un justificatif de domicile

Pour connaître la situation personne d'un candidat locataire, un propriétaire bailleur peut demander un seul justificatif de domicile parmi les pièces suivantes :

• Les trois dernières quittances de loyer ou à défaut, l’attestation du précédent bailleur indiquant que le locataire est à jour du paiement de ses loyers et des charges
• Une attestation sur l’honneur de l’hébergeant indiquant que le locataire réside actuellement à son domicile
• Une attestation d’élection de domicile établissant le lien avec un organisme agréé au titre de l’article L. 264-2 du code de l’action sociale des familles
• Le dernier avis de taxe foncière ou le titre de propriété de la résidence principale si le candidat est propriétaire d’un bien immobilier

Un ou plusieurs justificatifs de l’activité professionnelle

Selon le profil du candidat à la location, le bailleur peut exiger un ou plusieurs justificatifs concernant son activité professionnelle parmi les documents suivants :

• Le contrat de travail, la convention de stage, ou si le candidat n’est pas encore en poste, une attestation de son futur employeur précisant l’emploi et la rémunération proposés, la date d’entrée en fonction prévue et, le cas échéant, la durée de la période d’essai
• La carte d’étudiant ou le certificat de scolarité pour l’année en cours

Si le candidat locataire est un travailleur non salarié, un propriétaire peut demander l'un des documents suivants :

• Un extrait K ou Kbis du registre du commerce et des sociétés de moins de trois mois pour une entreprise commerciale
• Un extrait du registre des métiers de moins de trois mois pour un artisan
• La copie du certificat d’identification de l’Insee, comportant les numéros d’identification, pour un travailleur indépendant
• La copie de la carte professionnelle pour une profession libérale
• Toute pièce récente attestant de l’activité pour les autres professionnels

Un ou plusieurs justificatifs de ressources

Pour s’assurer de la capacité du candidat à payer le loyer et les charges demandés, le propriétaire est en droit d’exiger un ou plusieurs documents attestant de ses ressources. Ces justificatifs concernent toutes les sources de revenus, y compris les aides sociales et revenus de biens immobiliers :

• Les trois derniers bulletins de salaire
• Le dernier ou avant-dernier avis d’imposition ou de non-imposition
• Les justificatifs de versement d’indemnités de stage
• Les deux derniers bilans ou une attestation de ressources pour l’exercice en cours délivrés par un comptable pour les professions non salariées
• Les justificatifs de versement des indemnités, retraites, pensions, prestations sociales et familiales et allocations perçues lors des trois derniers mois ou les justificatifs de l’ouverture des droits si cela est récent
• La simulation relative aux aides au logement
• L’avis d’attribution de bourse pour les étudiants boursiers
• Le titre de propriété d’un bien immobilier ou le dernier avis de taxe foncière
• Les justificatifs de revenus fonciers, de rentes viagères ou de revenus de valeurs et capitaux mobiliers.

Bon à savoir
La location avec le dispositif Pinel

Dans le cadre du dispositif Pinel, le locataire doit respecter des conditions de ressources pour pouvoir louer le logement. Si le logement est loué à un couple, les ressources des deux conjoints sont additionnées avant d’être comparées aux plafonds prévus. Dans ce cas, les justificatifs de ressources devront donc être fournis pour les deux conjoints.

La liste est clairement encadrée par la loi. Il est illégal de demander des documents supplémentaires, quel que soit le motif, y compris un extrait de casier judiciaire ou un relevé de compte par exemple. Connaître ces limites est essentiel autant pour les propriétaires que pour les locataires.

Pour aller plus loin

Investissement locatif : pourquoi choisir la colocation ?
Guide de la loi Pinel : Conditions, zones et plafonds