La digitalisation des syndics de copropriété


Le 16/09/2021
La digitalisation des syndics de copropriété

Les syndics de copropriétés n'échappent pas à la digitalisation. Extranet, numérisation des documents, automatisation de certaines tâches... autant de services et d'outils permettant un gain d'efficacité. La relation entre les syndics de copropriété et les copropriétaires est également impactée.

Un peu d'histoire tout d'abord

Les syndics de copropriété ne sont pas réputés pour leur modernité. Ce constat a poussé le législateur à directement intervenir pour forcer les syndics à entrer dans l'ère de la digitalisation. La loi ALUR du 24 mars 2014 lance le mouvement, rejoint ensuite par différents décrets dont notamment celui du 23 mai 2019 qui impose aux syndics la mise à disposition des copropriétaires et du conseil syndical d'un extranet sécurisé pour le 1er juillet 2020. Cependant la digitalisation des syndics n'implique pas qu'une simple mise à jour de leur service, elle est devenue le cheval de bataille de certains acteurs. En effet, face à à l’intervention législative remarquée de 2014, certains y ont vu le signe d'une opportunité à saisir. Des syndics d'un nouveau genre sont alors apparus. Désormais appelés "néo-syndics", ils mettent au centre de leur stratégie et de leur offre tous les apports positifs de la digitalisation.

 

Quels sont ces nouveaux outils digitaux proposés ?

En premier lieu, il y a ce qui est appelé "l'extranet". En d'autres termes, il s'agit d'une plateforme sur laquelle le conseil syndical et les copropriétaires doivent avoir accès, car la loi l'impose, à un certain nombre de documents (procès-verbaux d'assemblée générale, comptes de la copropriété, etc). Toutefois, à cette fonctionnalité de base obligatoire, quelques syndics sont venus ajouter la possibilité de suivre les moindre actions effectuées par les gestionnaires, de consulter les devis des travaux, d'accéder aux appels de fonds, de signaler des incidents, etc. Grâce à ce genre de fonctionnalités, les copropriétaires n’ont jamais été aussi proches de leur syndic. Ils peuvent savoir tout ce qu’il se passe dans leur copropriété, ainsi que les actions réellement effectuées par leur syndic. À titre d’exemple Homeland, le leader des néo-syndics, met à la disposition de ses copropriétaires clients un extranet très enrichi que l’entreprise développe en interne depuis maintenant 4 ans.

Toutefois, il n'y a pas que "l'extranet". Désormais, c'est également la gestion en interne qui tend à être optimisée : finis les amoncellements de dossiers, finis les saisies manuelles, finis les documents manuscrits, finis les archives labyrinthiques. Place à la digitalisation. Maintenant, les recherches se font sur des bases de données constituées en interne, l’ensemble des documents sont numériques, certains documents sont même générés automatiquement, et les procédures sont optimisées. En somme, les gestionnaires gagnent du temps pour se plonger en détails dans les sujets les plus complexes, et les copropriétaires ont des réponses plus rapides à leurs questions. Tout cela contribue à réduire les coûts de fonctionnement des syndics de copropriétés, et cela est visible dans les tarifs de certains syndics. Il y a ainsi un gain en qualité et une meilleure efficience économique. Mais ce n’est pas tout, l’environnement y trouve aussi son compte puisque que cette digitalisation permet de réduire l’utilisation de papiers, de moins recourir à l’envoi de courriers, etc.

 

Toutes ces nouveautés sont plus que bienvenues tant le secteur des syndics de copropriété est connu pour son niveau d'insatisfaction clients très élevé. La pertinence de ce nouveau modèle est visible par l'important succès que vive les néo-syndics. Les clients sont en effet demandeurs de plus transparence et d’un service de qualité. Espérons que ces nouveaux outils portés actuellement que par une poignée de syndics tendent à se généraliser.



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